Kỹ Năng Quản Lý Dự Án Cần Có
Người quản lý dự án phải có nhiều kỹ năng để đáp ứng nhu cầu thị trường bao gồm các kỹ năng cụ thể của ngành, kỹ năng phần mềm, kỹ năng cơ sở hạ tầng cũng như kỹ năng quản lý tài nguyên và giao tiếp mạnh mẽ… dưới đây là danh sách 14 kỹ năng quản lý dự án hàng đầu mà tôi cho là cần thiết:
1. Giao tiếp
Khoảng 90% thời gian của người quản lý dự án được dành để giao tiếp. Điều quan trọng là người quản lý dự án có thể truyền đạt tầm nhìn, ý tưởng, mục tiêu, rủi ro và vấn đề một cách hiệu quả cũng như đưa ra các báo cáo và thuyết trình liên quan. Ngay cả khi bạn là một nhà văn tài năng và một diễn giả hấp dẫn, việc trình bày hiệu quả là một kỹ năng đặc biệt và cần phải luyện tập. Người quản lý dự án nên hiểu cách sử dụng phần mềm trình bày và thiết bị A/V để truyền tải các thông điệp quan trọng tới tất cả các cấp trong doanh nghiệp.
2. Quản lý hợp đồng
Là khả năng chủ động quản lý các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp của bạn. Trước đây, nhiều người quản lý dự án có thể dựa vào bộ phận Tài chính của họ để hoàn thành công việc mua sắm và nhóm Pháp lý của họ để quản lý các điều khoản của các thỏa thuận. Ngày nay, với việc tất cả mọi người đều chịu áp lực phải làm được nhiều hơn với ít nguồn lực hơn, các nhà quản lý dự án thường phải gánh chịu sự chậm trễ trong việc thu mua dự án. Các nguyên tắc, chính sách phê duyệt và mua sắm cần phải được xác định và tuân thủ.
3. Quản lý chi phí & ngân sách
Để dự án đi đúng hướng, người quản lý dự án phải nắm vững các nguyên tắc kế toán cơ bản và phải duy trì nhận thức thường xuyên về chi tiêu hiện tại và hiệu quả ngân sách của dự án. Xác định những khác biệt hoặc khác biệt ngay khi chúng phát sinh và giải quyết chúng ngay lập tức sẽ giúp bạn tránh được những bất ngờ khó chịu trong tương lai. Bạn cần chứng minh rằng bạn có thể thực hiện dự án của mình trong giới hạn chi phí cho dự án của mình và bạn có thể quản lý tài chính của dự án một cách thông minh.
4. Tư duy phản biện
Là cốt lõi để có thể đưa ra quyết định đúng đắn. Bạn phải cân nhắc ưu và nhược điểm của các giải pháp khác nhau để giải quyết vấn đề trước khi chọn con đường đúng đắn phía trước. Bạn cần cấu trúc các lập luận liên quan một cách hợp lý và xem xét giá trị tương đối từ mọi góc độ trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Thông thường, một ban chỉ đạo có thể hỗ trợ chỉ đạo mọi việc một cách đúng đắn.
5. Khả năng lãnh đạo
Nếu bạn có thể lãnh đạo, bạn có thể thực hiện được. Lãnh đạo là tạo ra tầm nhìn và truyền cảm hứng cho những người khác cùng bước đi với bạn. Trong quản lý dự án, bạn thường làm việc với nguồn lực của người khác và cần dựa vào sức ảnh hưởng và sự thuyết phục.
6. Đàm phán và giải quyết xung đột
Dự án càng lớn và số vốn càng cao thì xung đột càng có nhiều khả năng nảy sinh. Cho dù đó là sự bất đồng xảy ra giữa các thành viên trong cùng một nhóm, giữa nhà cung cấp và khách hàng hay giữa bất kỳ nhóm bên liên quan nào khác, một người quản lý dự án giỏi sẽ biết cách xoa dịu căng thẳng và tìm ra con đường phía trước. Đặt kỳ vọng và cung cấp sự minh bạch trong suốt vòng đời dự án có thể giúp ích rất nhiều trong việc giảm thiểu xung đột và giữ mọi thứ đi đúng hướng. Những người quản lý dự án có kỹ năng đàm phán tốt sẽ là tài sản quý giá cho nhóm của họ vì họ thường tìm ra giải pháp tốt hơn và tìm cách giải quyết xung đột bằng cách tìm ra các kịch bản đôi bên cùng có lợi cho mọi người.
7. Quản lý chất lượng
Đảm bảo rằng bạn cung cấp sản phẩm phù hợp với mục đích. Chất lượng sản phẩm bàn giao của bạn càng tốt thì giá trị bạn mang lại cho các bên liên quan càng tốt hơn và họ sẽ càng hài lòng hơn. Hãy thử và tạo các vòng phản hồi để bạn có thể giải quyết các vấn đề hoặc sai sót càng sớm càng tốt trong vòng đời dự án và đảm bảo phân bổ đủ thời gian và công sức trong kế hoạch của mình để giải quyết các vấn đề và sai sót.
8. Quản lý rủi ro
Có thể kiểm soát và giảm thiểu rủi ro là dấu hiệu cho thấy bạn đang làm chủ dự án của mình. Hầu hết các nhà tài trợ dự án và các bên liên quan điều hành đều ghét sự bất ngờ. Quản lý rủi ro tốt là một cách để bạn có thể quản lý điều đó. Bất kể hoàn cảnh nào, khi có sự cố xảy ra trong dự án, mọi con mắt đều đổ dồn về người quản lý dự án và mọi người đều tự hỏi liệu người quản lý dự án có thể thấy trước và ngăn chặn vấn đề hay không. Việc có thể đoán trước các vấn đề và phát triển giải pháp cho chúng sẽ cải thiện đáng kể cơ hội thành công của bạn. Lập kế hoạch dự phòng tốt cũng không gây hại gì.
9. Lập kế hoạch
Lập kế hoạch và tiến độ là một kỹ năng quản lý dự án cốt lõi. Người quản lý dự án có kỹ năng lập kế hoạch tốt sẽ có thể xác định các kịch bản thay thế và các lựa chọn bổ sung để hoàn thành công việc đáp ứng thời hạn của dự án. Việc có các công cụ PM/công nghệ tốt cho phép bạn phát triển nhiều kịch bản tình huống cũng hữu ích. Việc bạn có thể khám phá các lựa chọn thay thế trước khi cam kết nguồn lực và ngân sách là vô giá.
10. Quản lý phạm vi công việc
Người quản lý dự án phải có sự hiểu biết thấu đáo về những gì thuộc phạm vi và không thuộc phạm vi. Điều đặc biệt quan trọng là tạo ra một hồ sơ Điều lệ khi bắt đầu mỗi dự án. Khi phạm vi của dự án cần thay đổi, hãy nhớ ghi lại sự thay đổi một cách thích hợp, tạo quy trình kiểm tra rõ ràng và truyền đạt tác động đến ngân sách và tiến trình cho tất cả các bên liên quan.
11. Quản lý nhiệm vụ
Đây là một nhiệm vụ quan trọng khác đối với người quản lý dự án. Bạn sẽ có thể tạo một danh sách nhiệm vụ, giao công việc cho người khác và theo dõi tiến độ liên quan. Quản lý nhiệm vụ tốt là cách tốt nhất để đảm bảo rằng các dự án hoàn thành đúng thời hạn và những người khác chịu trách nhiệm về sản phẩm của họ.
12. Quản lý nhóm
Người quản lý nhóm hiệu quả sẽ vượt trội trong việc quản lý và điều phối các nhóm cá nhân bằng cách thúc đẩy tinh thần đồng đội, giao nhiệm vụ, giải quyết xung đột, đặt mục tiêu, loại bỏ trở ngại và đánh giá hiệu suất. Các nhà quản lý dự án giỏi nỗ lực có ý thức để xây dựng niềm tin với khách hàng, nhà cung cấp và các thành viên nội bộ trong nhóm. Các mối quan hệ công việc tích cực giúp bạn dễ dàng vượt qua các tranh chấp và các tình huống khó khăn khác.
13. Quản lý thời gian
Phần lớn công việc của người quản lý dự án liên quan đến việc xác định và truyền đạt cách người khác sẽ sử dụng thời gian của họ, nhưng điều quan trọng không kém là bạn phải nhận thức được cách bạn đang quản lý thời gian của chính mình. Tìm kiếm những cơ hội mà bạn có thể phải trở nên hiệu quả hơn bằng cách giao phó trách nhiệm, thực hiện nhiều nhiệm vụ hoặc sắp xếp lại lịch trình của mình.
14. Nắm bắt công nghệ mới nhất
Phần mềm và dịch vụ quản lý dự án đã phát triển vượt bậc trong những năm gần đây, các tùy chọn đám mây và SaaS đã mở ra nhiều khả năng mới cho cộng tác, quản lý dữ liệu, liên lạc và báo cáo. Sử dụng các công cụ mới nhất sẽ cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn và tối đa hóa hiệu quả trong mọi khía cạnh của dự án.
Ngoài 14 kỹ năng trên có người bổ sung thêm: PM thực sự cần có tố chất không chỉ thông minh mà còn khéo léo để tập hợp và lựa chọn đúng người để thực hiện đúng công việc ngoài ra luôn nỗ lực tìm kiếm các giải pháp bất chấp mọi trở ngại và cần sự kiên định, kiên trì theo đuổi các mục tiêu.
Sưu tầm và dịch từ bài chia sẻ của Mr. Norval Oswald trên LinkedIn
